정리하기 : Google 문서에서 개정 기록을 사용하는 방법

Google 문서 도구를 사용하면 얻을 수있는 장점 중 하나는 항상 자동으로 작업을 저장한다는 것입니다. 다른 하나는 Google이 문서에 대한 모든 변경 내역을 유지한다는 것입니다. Google 문서 도구에서 버전 기록에 액세스 할 수 있으므로 이전 버전의 파일을 복원하거나 이전 버전의 사본을 만들어 다른 프로젝트로 분리 할 수 ​​있습니다.

편집 권한이있는 경우 이전 버전의 파일 만보고 검색 할 수 있습니다. 누군가 귀하와 파일을 공유하고 읽기 전용 권한을 부여한 경우, 해당 기록을 볼 수 없습니다. 또한 Google 문서의 비즈니스 버전을 G Suite라고합니다. 이 팁은 어느 버전에서나 작동합니다.

작동 방식은 다음과 같습니다.

이전 버전의 Google 문서를 보는 방법

세 가지 방법으로 Google 문서의 개정 내역 목록을 볼 수 있습니다.

1. 메뉴에서 파일> 버전 기록> 버전 기록보기를 선택하십시오.

2. macOS에서 Windows 단축키 Ctrl + Alt + Shift + H 또는 Command + Option + Shift + H를 사용하십시오.

3. 도움말 메뉴 오른쪽에 밑줄이 그어진 단어 그룹을 클릭하십시오. 이 단어는 파일 상태에 따라 달라집니다. 문서를 적극적으로 작업 할 때는 "저장 중…"이라고 표시되며 클릭 할 수없는 유일한 시간입니다. 그렇지 않으면 "드라이브에 저장된 모든 변경 사항"또는 "마지막으로 편집 한 날짜"가 표시됩니다. 둘 중 하나를 클릭하면 버전 기록이 나타납니다.

문서 기록 목록이 오른쪽의 새 열에 나타납니다. 개별 버전은 각 날짜의 머리글 아래에 축소됩니다. 그중 하나를 확장하면 변경 사항이 더 세분화됩니다.

현재 버전으로 돌아가려면 창의 왼쪽 상단에서 뒤로 화살표를 클릭하십시오.

그러나 Google은 문서에 "저장 공간을 절약하기 위해 파일의 수정본이 병합 될 수 있습니다"라는 문서에 따르면 완벽한 기록이 없을 수도 있습니다.

Google 문서 버전을 복원하는 방법

Google 문서의 버전 기록에 액세스하면 이전 버전을 복원 할 수 있습니다. 오른쪽에 나타나는 버전 목록에서 열고 자하는 파일을 클릭하십시오.

창 상단에 "이 버전 복원"이라는 큰 파란색 버튼이 나타납니다. 선택한 버전을 복원해도 다른 모든 버전 (현재 선택된 버전 이후에 작성된 버전 포함)을 계속 유지합니다.

이전 버전의 Google 문서를 복사하는 방법

파일의 이전 버전을 복원하는 것 외에도 파일을 복사 할 수 있습니다. 사본을 만들면 동일한 파일의 다른 버전을 빠르게 스핀 아웃 할 수 있습니다. 예를 들어, 일자리를 신청할 때 좋은 방법이며 각 이력서와 자기 소개서를 고유하게 만들고 싶지만 매번 처음부터 시작하고 싶지는 않습니다.

복사하려면 파일 히스토리를 열고 원하는 것을 선택하고 쌓인 점 3 개 아이콘을 클릭 한 다음 사본 만들기를 선택하십시오.

Google 문서의 편집 및 버전 관리를위한 팁

1) 버전 이름 지정

Google 문서에서 개정 내역을 찾는 방법을 알았으므로 다른 버전의 이름을 지정하여 더 많은 정보를 얻을 수 있습니다. 이름을 지정하면 나중에 복원하거나 다른 목적으로 스핀 아웃하려는 버전을 쉽게 식별 할 수 있습니다. 이름을 바꾸지 않으면 기본 이름이 시간 및 날짜 스탬프입니다. 다음 방법 중 하나를 사용하여 이름을 바꿀 수 있습니다.

• 버전 기록을 열고 세 개의 점이있는 아이콘을 클릭 한 후이 버전 이름 지정을 선택하십시오.
• 메뉴에서 파일> 버전 기록> 현재 버전 이름 지정을 선택하십시오.

2) Google 문서에서 변경 사항 추적

메뉴 막대의 오른쪽 상단에는 기본적으로 편집이라고 표시된 메뉴 버튼이 있습니다. 클릭하면 제안 및보기라는 두 가지 새로운 옵션이 나타납니다.

제안으로 전환하면 기본적으로 문서의 변경 내용 추적이 활성화됩니다. 귀하와 공동 작업자가이를 사용하면 Google 문서 도구는 모든 새로운 자료와 변경 사항을 제안으로 저장합니다. 쉽게 볼 수 있도록 다른 색상으로 표시됩니다. 당신은 그들을 받아들이거나 하나씩 또는 거부 할 수 있습니다.

3) 질문 및 토론에 주석 도구 사용

작가와 편집자는 종종 제작중인 자료에 주석을 달아서 최종 사본과 함께 실수로 출판 할 수 있다는 어려운 방법을 배웁니다. Google 문서에는 작성자와 편집자가 페이지에 불필요한 단어를 넣지 않고도 콘텐츠에 대해 토론 할 수있는 주석 달기 도구가 있습니다. 사용해 주셔서 감사합니다.

4) @ 메시지 사용

@ 메시지를 사용하여 수정 또는 댓글에 대해 다른 사람의주의를 환기 시키십시오. Google은 대부분의 다른 앱과 다른 기호를 사용하므로 + 메시지를 말해야합니다. 실제로 + 대신 @를 입력하면 Google에서이를 변경합니다.

누군가의주의를 끌려면 주석을 작성한 다음 더하기 부호 (+)와 사람의 이름 또는 이메일 주소를 입력하십시오. Google은 주소록과 가장 일치하는 항목을 자동 제안합니다. 상대방이 아직 연락처에 없으면 이메일 주소를 입력하십시오. 엔터를 누르기 직전에 시간을 내십시오. 입력 한 내용은 문서에 대한 링크와 함께 즉시 이메일을 통해 해당 사용자에게 전달됩니다. 주석을 변경하면 해당 사람도 이에 대한 경고를받습니다. 따라서 스팸을 차단하고 Enter 키를 누르기 전에 의견을 생각하십시오.

5) Google 문서 / 드라이브에서 오프라인으로 쓰고 수정

컴퓨터 나 휴대 기기가 인터넷에 연결되어 있지 않아도 Google 문서를 사용할 수 있다는 것을 알고 있습니까? 할 수 있습니다. 동료 인 Eric Ravenscraft는 단계별 지침을 통해 Google 드라이브를 오프라인으로 설정하는 방법에 대한 전체 기사를 작성했습니다.

6) 이메일 알림 비활성화

G Suite를 사용하여 많은 것을 작성하고 편집하는 경우 문서의 모든 단일 변경에 대해 이메일을받는 것이 번거로울 수 있습니다. 이러한 알림을 비활성화하는 방법은 다음과 같습니다. Google 드라이브로 이동하십시오. 오른쪽 상단의 톱니 바퀴 아이콘을 클릭하고 설정을 엽니 다. 왼쪽에서 알림을 선택한 다음 이메일 확인란을 선택 취소합니다.

간단한 지침은 다음과 같습니다. Google 드라이브> 설정> 알림> 이메일

더 G Suite 팁

Google 문서 도구를 매일 사용하는 경우 G Suite에 대한 유용한 팁을 배우면 시간을 절약하고 프로그램의 효율성을 높일 수 있습니다. 소프트웨어가 무엇을 할 수 있는지 알면 작업으로 할 수있는 일에 대한 새로운 아이디어를 열 수도 있습니다.