업계 통찰력 : 문서 관리는 어디로 가고 있습니까?

비즈니스 사용자는 문서 관리 (DM) 도구를 사용하여 파일을 편집 할뿐만 아니라 컨텐츠 작성을 변환하고, 워크 플로우를 간소화하고, 보다 체계적인 비즈니스를 운영 할 수 있습니다. 종종 PDF 파일을 활용하는이 도구는 너무나 보편적이므로 DM 관리를 일상적인 업무 생활에서 많은 생각을하지 않고도 사용할 수 있습니다. 그럼에도 불구하고이 분야는 항상 진화하고 현대화되고 있습니다.

우리는 최근에 창업자 인 유진 시옹과 이야기를 나 spoke습니다 과 Foxit Software Inc.의 회장, PDF 기술과 관련하여 경쟁 환경이 어떻게 변하고 있으며이 전능 한 기술과 관련하여 기업이 여전히 직면하고있는 몇 가지 과제에 대해 설명합니다. 토론에서 우리는 DM의 현재 방향과 우주의 지능적 기능에 대한 일부 예측을 다루었습니다.

PCMag (PCMag): 향후 18 개월 동안 DM 공간 전체가 어디로 갈 것으로 보십니까?

유진 시옹 (EX): 우리가보고있는 것 특히 DM은 개별 문서에 새로운 정체성을 부여하는 데 집중하고 있습니다. 오늘날의 표준 DM 시스템으로 완전한 디지털 워크 플로를 만들기 란 매우 어렵습니다. 시스템에서 파일을 다운로드 한 다음 다른 도구를 사용하여 처리해야하는 경우가 있습니다. 이 경우이 문서는 문서 시스템을 완전히 통제 할 수 없습니다.

몇 년 전, 우리는 우리가 부르는 기술을 개발했습니다 연결됨 PDF . 기본 아이디어는 문서에 포함 된 연결을 활용하면 파일에 더 많은 의미를 부여한다는 것이 었습니다. 연결된 PDF는 다음과 같이 작동합니다. 문서가 공유되면 작성자는 문서를받은 사람, 수행 한 작업을 추적하고 작업이 완료된시기를 확인할 수 있습니다. 또한 개별 사용자에게 강력한 액세스 제어 기능을 제공합니다. 이것은 모두 실시간으로 발생합니다. 파일을 보낸 후에도 PDF 권한을 구성 할 수 있습니다.

DM 공간의 변화하는 환경은 회사가 PDF를보다 효율적으로 제어 할 수있게하고 표준 문서보다 훨씬 "생생하게"느끼게하는 것임을 깨달았습니다. 미래에, 당신이 언급 한 기간 내에, 1-2 년 안에 DM 시스템이 초점을 바꿀 것이라고 생각합니다 위에 문서 자체. 이것은 함께 작동하지 않는 서로 다른 시스템을 갖는 것이 아니라 트렌드가 될 것입니다. 개방형 표준과 클라우드 서비스를 기반으로 문서를보다 빈 공간으로 홍보하기 위해 노력하고 있습니다. 우리는 서로 다른 모든 문서를 연결하는 클라우드를 구축합니다.

PCM: 앞으로 어떤 종류의 기술이 DM에 영향을 미칠까요? 인공 지능 (AI) 기능을 구현하는 PDF 공간이 보입니까?

EX: 실제로는 그것이 적합하다고 생각하지 않습니다. 그것은 PDF에서 많은 비정형 데이터입니다. 모든 종류의 다른 PDF를 가져 와서 AI 엔진에 넣으면 의미있는 결과를 얻지 못합니다. 우리가하려고하는 것은 실제로 문서를 조금 더 이해하는 것입니다. 파일 작성부터 문서에 ID를 할당합니다. 이를 통해 문서가 다른 장소로 이동하고 파일과 관련하여 사람들이하는 일을 이해할 수 있습니다. 문서에 대한 데이터가 충분하면보다 구조화 된 데이터를보고 AI 적용에 접근 할 수 있습니다. 저것은 생성 할 것입니다 많은 더 의미있는 결과.

문서 자체에는 소위 비정형 데이터가 포함됩니다. PDF 백서와 같은 데이터에서 신뢰할 수 있고 일관된 방식으로 데이터를 추출하는 것은 매우 어렵습니다. 요즘 AI를 홍보하는 것이 매우 쉽다고 생각합니다. 생성물 매우 흥미로운 기술이기 때문입니다. 문제의 진실은 문서가 사람이 소비 할 수 있도록 고안되었다는 것입니다. 그들은 현재 AI 기술이 효과적으로 해독 할 수없는 많은 비정형 데이터를 가지고 있습니다. 이에 따라 가격 정보, 제목 및 이름과 같은 구조화 된 데이터를 추출하기위한 더 많은 이니셔티브를 보게되며 이는 사용자와 관리자에게보다 의미있는 문서 인텔리전스를 제공 할 것입니다. 지식 근로자의 생산성 향상 측면에서 훨씬 큰 도움이 될 것입니다.

PCM: 중소 기업 (SMB)이 DM과 관련하여 무엇을 생각해야합니까?

EX: 좋은 질문입니다. 소규모 기업은 DM에 대해 많은 생각을해야합니다. Foxit 자체는 대기업이 아닙니다. 우리는 여전히 SMB입니다. 그럼에도 불구하고 우리는 여전히 조직 내에서 그리고 자신과 다른 회사간에 엄청난 양의 정보가 교환되는 것을 보게됩니다. 이에 대한 답은 클라우드 기반 및 웹 기반의 완벽한 문서 솔루션을 구축하는 것입니다.

DM에 대해 이야기 할 때 많은 소기업들이 두려워 할 수 있습니다. 그들은 많은 돈을 지불해야하며 배포, 구성 및 유지 관리에 많은 노력을 기울여야합니다. 그런 종류 DM 시스템의. 가까운 시일 내에 Foxit에있는 우리를 포함한 많은 제공 업체들이 DM 시스템뿐만 아니라 문서화 도구도 제공하는 완벽한 솔루션을 제공 할 것입니다. 우리는 다른 제품과 마찬가지로 모든 사용자 정의 기능을 제공하지만 사용하기 쉬운 브라우저 기반 PDF 버전을 가지고 있지만 추가 설치가 필요하지 않습니다. 소규모 기업은 PDF 작업에보다 가볍고 합리적인 솔루션을 채택하는 데 주력해야합니다.