불쌍한 계약 관리로 인해 비즈니스 비용이 발생할 수 있습니다

SpringCM의 새로운 보고서에 따르면 기업의 64 %가 계약 승인 프로세스로 인해 거래가 중단되고 있다고 응답했다. 조직이 직면 한 가장 큰 과제는 계약 워크 플로를 관리하고 주요 이해 관계자로부터 승인을받는 것입니다. 설문 조사에 따르면 회사가 직면 한 가장 큰 장벽은 계약을 관리하고 이동하는 프로세스가 없다는 것입니다. 회사의 60 %가 계약을 관리하기 위해 이메일을 사용하고있는 반면, 32 %만이 계약 관리 도구를 사용하고 있습니다. 회사의 6 %는 계약 관리 프로세스가 전혀 없다고 응답했습니다.

SpringCM의 최고 전략 및 제휴 담당 책임자 인 Erik Severinghaus는 "내부 및 외부 승인 프로세스를 통해 계약을 체결하는 것은 매우 비참한 경험"이라고 말했다. "계약은 기본적으로 구조화되지 않은 데이터로, 두 개의 서로 다른 도구 및 프로세스 세트를 사용하여 서로 다른 두 조직에서 작업하고 있습니다. 전자 메일 및 첨부 파일을 통해 실행하는 경우 하루가 지나면 프로세스에 대한 가시성이 없습니다. 아무도 프로세스를 최적화 할 수 없습니다."

SpringCM의 최고 마케팅 책임자 인 Will Wiegler는 "설문 조사와 응답자의 최대 과제를 살펴보면 4 대는 워크 플로우, 새로운 계약 생성, 추적 및 승인입니다. 업무 프로세스는 일반적으로 중단됩니다. 사람들은 계약이 어디에서 진행되고 있는지조차 모릅니다. 누구의받은 편지함이 있습니까? 누가 다음에받을까요?"

(이미지 Via: SpringCM)

계약 관리 기능

계약 관리 도구는 비즈니스에 계약 기반 데이터에 대한 보고서를 저장, 추적, 다시 작성 및 실행할 수있는 기능을 제공합니다. 여기에는 일반적으로 데이터를 자동으로 읽고 집계 할 수있는 클라우드 기반 소프트웨어가 포함되며 특정 계약에 대해 조치를 취할 때가되면 이해 관계자에게 경고를 제공합니다. Severinghaus는 소프트웨어없이 이러한 프로세스를 관리하려는 회사는 7 개 또는 8 개의 서로 다른 문서 또는 파일 형식의 데이터를 코랄 링하고 해당 정보를 표준화 된 계약 또는 송장으로 변환하는 데 어려움을 겪고 있다고 밝혔다. 이 시나리오에서 그는 "인간의 실수가있을 수밖에 없다"고 설명했다.

실제로, 계약 관리 소프트웨어를 활용하는 회사조차도 일반적인 실수를 피하기 위해 여전히 노력하고 있습니다. 응답자들에 따르면 계약 관리 오류의 92 %가 인간에 의한 것이라고합니다. 회사의 7 %가 인적 오류가 자주 발생한다고 응답했습니다. Severinghaus는 "판매원은 고객과의 대화를 좋아하고 관계를 구축하는 것을 좋아하지만 일반적으로 수학, 산술, 재무 및 여러 시스템에서 숫자를 변환하는 수동 작업을 싫어합니다"라고 말합니다. "이 물건들을 수동으로 옮기는 작업을한다면, 프로세스에서 오류가 발생해도 놀라지 않아도됩니다."

(이미지 Via: SpringCM)

설문 조사에 응한 모든 기업의 1/4은 IT가 계약 워크 플로우 프로세스에 관여하고 있으며, 이는 계약 로깅 및 처리와 관련된 일부 인적 오류를 상쇄 할 수있는 조치라고 말합니다. 계약 관리 소프트웨어 공급 업체가 잠재 고객과 대화하기 전에 IT 부서는 일반적으로 비즈니스 분석가와 협력하여 비즈니스 프로세스, 기술 및 두 가지를 결합한 이전 문제를 고려하는 표준화 된 워크 플로우를 정의합니다 (예: 스프레드 시트가 송장).

예를 들어 검토 한 최고의 계약 관리 도구는 워크 플로 자동화, 인앱 채팅 기능 및 계약을 수행 할시기가되면 사람들에게 경고하는 전자 메일 알림과 같은 기능을 제공합니다. 이러한 기능 중 일부는 Agiloft 및 Mitratech 계약 완료와 같은 편집자 선택 도구와 SpringCM에서 찾을 수 있습니다.

이러한 기능은 또한 계약주기를 가속화하고 회사 비용을 절약하는 데 도움이됩니다. 설문 응답자의 일반적인 계약주기는 1 개월에서 2 개월 (33 %)이었습니다. 응답자의 22 %가 계약주기가 4 개월 이상 지속된다고 응답했습니다. 응답자의 20 %가 계약 관리 소프트웨어를 사용하여 비즈니스 비용을 절감했다고 말합니다.

향후 계약 관리

AI (인공 지능) 및 ML (머신 학습)과 같은 새로운 기술을 혼합에 추가하면 계약 관리가 사용자에게 훨씬 더 유리할 수 있습니다. 세버 링 하우스는“AI는 매우 중요 할 것”이라고 말했다. "AI가 비공개 비공개 계약을 허용하는 초기 사용 사례가 있습니다. AI는 기본 계약 검토 및 계약 분류를 수행 할 수 있습니다."

불행하게도 AI는 계약 관리 프로세스 개발의 어려운 과제를 해결하지 못하는데, 이는 자동화의 첫 단계입니다. 세버 링 하우스는“비즈니스 프로세스의 과제를 해결하기 위해 AI를 사용하지 않는 방법”이라고 말했다. "새로운 기술이 등장하고 모두가 자신들이 마법의 총알이 될 것이라고 생각합니다.이 기술이 현재 존재하기 때문에 우리는 열심히 노력하고 비즈니스 프로세스를 분석 할 필요가 없다고 생각합니다. AI는 특히 사람들이 이겼다고 말하는 시점에 있습니다. AI가 우리를 위해 마법의 일을 할 것이기 때문에 열심히 일할 필요는 없다. 사실 AI는 구조화 된 데이터와 알고리즘을 훈련시키기위한 구조화 된 프로세스에 의존하는 시스템의 전형이다.”

이러한 표준화 부족으로 인해 SpringCM과 같은 회사는 비즈니스에 공급 업체와 대화하기 전에도 계약 관리 프로세스를 개발하도록 간청합니다. Wiegler는“프로세스가없는 것은 모든 단계에서 문제를 일으키는 레시피”라고 말했다. "계약 관리 방법에 대한 프로세스가 없으면 비즈니스를 확장 할 수 없습니다." Wiegler는 계약 관리 프로세스를 체계화하기 위해 기업은 다음과 같은 질문을해야한다고 말했다. "지금 무엇을하고 있습니까? 식별 가능한 프로세스와 관련하여 무엇을 구성 할 수 있습니까?" 프로세스가 무엇인지 확인해야하는 경우 IT 및 소프트웨어 공급 업체와 협력하여 작동하는 시스템을 만들 수 있습니다. 또는 Wiegler가 말했듯이 "먼저 무엇을 이해하지 못하면 무언가를 자동화 할 수 없습니다."

SpringCM은 1, 409 명의 응답자 중 32 %가 직원이 100 명 미만인 회사에서, 16 ​​%가 직원이 8, 000 명 이상인 기업에서 설문 조사를 실시한 것으로 조사했습니다.