보다 체계적인 회의 :보다 생산적인 회의

LinkedIn의 CEO 인 Jeff Weiner는 최근에 쓸모없는 회의를 없애기 위해 자신의 한 가지 규칙으로 기사를 발표했습니다. 프레젠테이션이 없습니다. 나는 그가가는 곳을 얻었지만 절대 론자이며 모든 상황에서 100 % 동의한다고 말할 수는 없습니다.

더 나은 회의를 여는 방법은 먼저 어떤 종류의 회의를 열 것인지 이해 한 다음 자신을 조직하고 그에 따라 준비하는 것입니다. 회의 계획 단계에서 몇 가지 간단한 단계를 수행하면 모든 사람이 생산성을 높이는 데 큰 도움이됩니다.

4 가지 회의

제 생각에는 4 가지 종류의 회의가 있습니다. 개최하려는 회의에 대해 생각한 적이 없다면 문제의 절반이 될 수 있습니다.

정보 회의. 정보 회의는 바로 정보를 전파하는 데 사용되는 회의입니다. 반기 별 시청 회의는 일반적으로 정보 제공입니다. PR 브리핑은 또한 일반적으로 정보를 제공합니다. 일반적으로 한 당사자 만 공유 할 정보가 있습니다. 참석자들은 그것을 흡수합니다.

토론 / 협업 회의. 브레인 스토밍 회의는 토론 또는 협업 회의의 예입니다. 이런 종류의 회의에서 관련 당사자 중 한 명 이상이 의제에 참여할 수 있습니다. 정보는 여러 사람이 가져옵니다. 공동 회의는 종종 문제 해결 회의이기도합니다.

체크인 회의. 체크인은 일반적으로 특정 프로젝트를 중심으로 정기적으로 예약 된 미팅으로 진행 중이거나 완료 예정일이 있습니다. 일일 스크럼은 체크인의 예입니다. 체크인은 모든 관련 당사자가 문제, 해결 방법, 변경, 진행 상황 등을 파악할 수 있도록하는 데 유용합니다. 정기 체크인 미팅의 이점 중 하나는 종종 매우 짧을 수 있다는 것입니다.

실무 회의. 실무 회의는 개인적으로 좋아하는 것입니다. 작업 회의에서 완료해야하는 작업을 수행합니다. 그렇게 간단합니다. 작업 회의는 새싹에서 지연을 닙니다. 그들은 종종 협력 적입니다. 실무 회의에서 달성 할 수있는 일의 한 예는 프로그래머와 이해 당사자가 코드 변경 (예: 웹 사이트 또는 기타 대화 형 제품)을 구현하기 위해 함께 모여서 상대방이 실제로 존재하는 경우에만 정확하게 확인할 수 있다는 것입니다.

회의를보다 생산적으로 만드는 방법

1. 신속하게 예약하십시오. 진행 중이거나 장기적인 프로젝트를 관리하는 경우를 제외하고는 2 주 또는 3 주 이상 예정된 회의가 싫습니다. 회의를 예약하기 전에 모든 당사자간에 전자 메일, 전화 또는 직접 대화하는 경우가 많으므로 회의 전에 마음에 새 대화를 나누는 것이 좋습니다. 일정이 너무 멀어서 관련 정보가 오랫동안 내 머리에서 사라질 것입니다.

캘린더를 사용할 수없는 많은 사람들에게 적합한 시간을 찾으려면 Doodle이라는 무료 사이트를 사용하면 사람들이 자유 시간을 표시 할 수있는 여론 조사를 만들 수 있습니다.

2. 명확한 제목을 사용하십시오. 회의 초대에서 명확한 제목을 갖는 것이 모든 사람의 생산성에 핵심입니다. 제목은 회의의 일반적인 목적을 몇 마디로 표시해야합니다. 사람들이 자신이 기대하는 것을 표시하거나 회의에 전화하기 전에이를 알 수 있습니다.

명확하게 작성된 제목은 특정 당사자에게 회의 전에 준비해야 할 내용을 알려줄 수도 있습니다.

3. 의제 나 목표를 세운다. 모든 회의에는 의제 또는 목표 목록이 필요합니다. 회의의 복잡성에 따라 명시 적으로 표현할 필요가없는 경우 제목 줄에 암시 적으로 명시해야합니다. "제목: 잡지 10 월호 라인업 설정"이 그 예입니다. 목표는 작업 회의에서 해당 작업을 완료하는 것입니다.

체크인 미팅의 목적은 체크인, 진행 상황 검토 및 우려 사항을 제기하는 것이므로 이러한 미팅에 대한 명확한 의제가 필요하지 않을 수 있습니다.

토론 회의는 의제를 갖는 것이 실제로 도움이됩니다. 모든 사람은 회의 전에 의제를 받아야합니다. 모임 요청의 메모 필드에 포함하는 것이 좋습니다.

회의장이 시간표를 작성하여 의제 나 기본 목표 목록을 작성하면 회의의 목적과 회의 방법을 자신의 마음 속에 확고히하는 데 도움이됩니다.

4. 회의 리더를 정의하십시오. 모든 회의에는 지도자 또는 동료가 필요합니다. 대부분의 경우 회의 리더는 암시 적으로 알려져 있습니다. 정보 회의의 경우 회의를 소집했거나 공유 할 사람이 있습니다. 전화 및 화상 채팅 회의 (예: Webex)에서 전화를 시작하는 사람이 종종 있습니다.

내가 참석 한 절대 최악의 회의에는 지도자가 없었으며 회의 도중 쯤에 회의를 진행해야한다고 생각하는 여러 당사자들이 있음을 깨달았습니다. 완전히 비생산적인 것은 말할 것도없고 한 번에 분노와 불쾌감을 불러 일으켰습니다. 또 다른 무모한 장면에서 한 번은 회의에 전화를 걸고 일정을 잡았으며 회의를 완전히 진행하려고했지만 다른 동료 만 회의를 완전히 장악하기도했습니다.

5. 기술을 잃어 버리지 만 데모를하십시오. 예, 이 기사는 기술과 관련된 주제를 다루기 위해 작성되었으며, 보다 생산적인 회의를 개최하기 위해 최소한 일부 기술을 잃어 버리라고 말하고 있습니다. PowerPoint 데크를 만드는 데 시간을 허비하기 전에 "실제로 프레젠테이션이 필요합니까?" 대답이 '예'인 경우 슬라이드를 사용하여 사람들의 참여를 유지하고 포인트를 강화하십시오. 스타 와이프에 감명을받은 사람은 없으며, 상대방이 말을하거나 대화를들을 때 비디오를보고 싶어하지 않습니다.

과시 할 제품이나 서비스가 있다면 어떻게 작동하는지 시연하십시오! 사진이나 비디오를 보여주지 마십시오. 그들에게 진짜 맥코이를주십시오.

사진과 비디오를 포함하여 회의의 모든 참석자에게 특정 정보를 제공하려면 회의 전에 정보를 보내어 자료에 익숙해 지도록하여 모든 사람에게보다 생산적인 자료가되도록하십시오. 그런 다음 문제의 핵심에 도달하는 데 시간을 할애 할 수 있으며 아마도 훨씬 적은 시간에 할 수도 있습니다.